روانشناسی مُدرن

آگاهي و فراگيري اصول علمي فن گزارش نويسي و كسب تجربه دراين فن ، موجب بالندگي مهارت هاي كارشناسان و مديران خواهد شد .
گزارش نويسي عبارت از به تحرير  درآوردن اخبار ، اطلاعات ، حقايق ، علل مسايل و رويدادها و تجزيه و تحليل منطقي و متوالي آنها ،  براي رسيدن به راه حل هاي صحيح ، كه همراه با اختصار و روشني ، تدوين شده و بر دو اصل ساده نويسي و سالم نويسي استوار است .
در واقع گزارش نويسي فني است كه با آگاهي از اصول آن فن ، مطالب هر موضوعي را مي توان به گونه اي طبقه بندي كرده و نظم بخشيد و هدف مورد نظر را دركوتاه ترين زمان و با ساده ترين كلام به دست آورد .

مراحل چهارگانه گزارش نويسي
به منظور اجتناب از نارسايي گزارش و انتقال صحيح افكار و اطلاعات به خواننده در تهيه و تدوين هرگونه گزارش بايد چهار مرحله زير رعايت گردد :
1- مرحله تهيه و تدارك
2- مرحله طرح منطقي مطالب
3- مرحله نگارش
4- مرحله تجديد نظر

1- مرحله تهيه و تدارك
قبل از آنكه نوشتن را آغاز كنيم ، بايد تمام اطلاعات ، حقايق ، علل و عوامل مربوط به گزارش را در انديشه خود ، سازمان دهيم ، هدف را بيابيم و بدانيم كه خواننده گزارش ما كيست  و چه اطلاعاتي از موضوع دارد كه در فهم مقصود او ياري مي كند و چه اطلاعاتي بايد به او داد تا در نتيجه‌گيري نهايي سودمند باشد .

2- مرحله طرح ربط مطالب ( ترتيب )
اغلب اتفاق مي افتد كه گزارش بسيار ساده و احتياج به تهيه افكار و طرح ربط منطقي ندارد ، ولي بايد دانست كه بيشتر گزارش هاي اداري ، فني ، اجتماعي و فرهنگي نياز به ترتيب منطقي دارد .
البته پس از آشنايي كامل با فن گزارش نويسي و آيين نگارش و كسب مهارت در تنظيم گزارش ها ، اين كار به صورت عادت درخواهد آمد . بدين معني كه نويسندگان گزارش ها ، آنچنان نظم فكري پيدا مي كنند كه توالي منطقي مطالب را به صورت ذهني رعايت مي كنند .
طرحي كه بايد براي تهيه عناوين مطالب هر گزارش تهيه كرد ، شامل دو مورد است :
1- انديشه و ديدگاه هايي كه بايد در طرح خود مد نظر قرار دهيم ، يعني بايد كليه افكار و ديدگاه هاي خود را بدون رعايت حق تقدم و تأخر و يا حذف و تلفيق ، جمع آوري كرده ، سپس طبقه بندي نمود و با توجه به ارزش آنها در مرحله بعد مورد استفاده قرار دهيم .
2- ترتيبي كه بايد در بيان انديشه و ديدگاه ها رعايت نماييم ( تحليل )‌ ، در اين مرحله پس از حذف موارد زايد و تلفيق مفاهيم نزديك به هم و رعايت ترتيب منطقي رئوس مطالب را زير هم قرار داده و طرح اساسي ترسيم مي شود ، كه بايد براي مقدمه و مؤخره گزارش نيز پيش بيني لازم را انجام دهيم .

نكته مهم :
مرحله اول گزارش نويسي ـ يعني تهيه و تدارك - و مرحله دوم - يعني ربط منطقي مطالب - پيوند ناگسستني با هم دارند . يعني مرحله اول ، مرحله جمع آوري و مرحله دوم ، مرحله ترتيب و توالي منطقي است و اين دو مرحله كه مراحل دقت و تمركز فكر است، موجب تكوين گزارش  شده و به عبارت ديگر پايه و اساس گزارش را تشكيل مي دهد . با تحقق اين  مرحله آماده خواهيد شد كه گزارش  خود را با اطمينان خاطر روي صفحه كاغذ بياوريد .
موفقيت هر گزارش بستگي به نحوه طراحي آن دارد ، بنابراين طرح هر گزارش بايد پاسخگوي نيازهاي زير باشد :
1- كليه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائه دهد .
2- نظم منطقي مطالب بايد بر اساس رعايت تقدم و تأخر و طبقه بندي صحيح باشد.
3- خواننده بتواند با صرف حداقل وقت ، مطالب و مفاهيم اصلي گزارش را به آساني و روشني دريابد .
4- براي هر كسي - حتي اگربا جزييات فني و علمي آن آشنايي كامل نداشته باشد - در مراجعات بعدي قابل قبول بوده و دچار سوء تعبير نشود .

اهميت انتخاب موضوع گزارش
تعيين موضوع براي گزارش يكي از مهمترين قسمت هاي گزارش است ، زيرا متن نبايد خارج از موضوع و موضوع نيز نبايد مغاير با متن باشد .
منظور از موضوع ، ايجاد زمينه فكري براي مطالب گزارش است كه بايد با دقت و ظرافت و اجمال انتخاب شود ، به نحوي كه خواننده با يك نظر ، زمينه گزارش را تشخيص دهد و از محتواي متن همان پيغامي را دريابد كه از خلال موضوع آن را گرفته و نويسنده گزارش نيز همان را مي خواسته است .
چنانچه موضوع ، متن را تأييد نكند ، يا متن خارج از موضوع باشد ، خواننده بلاتكليف مي شود و سرانجام نمي داند كه پيغام برآمده از متن يا مفهوم برخاسته از موضوع را ملاك عمل قرار دهد .
انتخاب موضوع به صورت دقيق ، علاوه براينكه مستلزم شناخت هدف و احاطه بر طرح و آگاهي كامل از محتواي گزارش دارد ، يك هنر نيز به شمار مي رود . البته گذراندن دوره هاي آموزش گزارش نويسي و مطالعه تكنيك هاي مربوطه ، مديران و گزارش گران را در اين امر ياري خواهد داد .

3- مرحله نگارش
 خوب انديشيدن و تمركز داشتن ، اساس نگارش است و نگارش خوب نيز به سرمايه هاي علمي ، مطالعه ، آگاهي ، احاطه به موضوع ، دقت و تمرين و ممارست نياز دارد و گزارش اثر بخش نخواهد بود ، مگر آنكه گزارشگر علاوه بر شيوايي سخن ، به نكات اساسي بر شمرده زير توجه نمايند ؛
 - فكر كردن قبل از نوشتن .
 - توجه به هدف ، موضوع و طرح ربط منطقي .
 - در نظر گرفتن مخاطب .
 - آگاهي به نكات دستوري و جمله بندي در حد لزوم .
 - ترجيح ساده نويسي به پيچيده نويسي .
 - بكار بردن لغت ها ، اصطلاحات يا عباراتي كه معاني قطعي و مشخص دارند .
 - بيان حقايق ، بي آنكه قصد برانگيختن احساسات را داشته باشيم .
 - دانستن فن گزارش نويسي .

فكر نويسنده ( گزارشگر ) قبل از هر چيز بايد متوجه هدف موضوعي باشد كه پيرامون آن بايد گزارش تهيه كند ، چرا كه هدف ، هم آغاز حركت است و هم پايان آن ، و اگر موضوع را فراموش كند ، قادر به ابلاغ پيام خويش نخواهد بود .
نبايد فراموش كرد كه هر جمله گزارش بايد حامل پيامي باشد و زماني اين مقصود حاصل مي شود كه روح هدف و موضوع در كالبد جمله ها نفوذ كرده باشد . همچنين نوشته شما ، گزارش ساده باشد يا يك گزارش پيچيده ، در هر دو صورت بايد هدف و مقصودي داشته باشد و قبل از آغاز كار بايد ديد نوشته شما براي ابلاغ كدام يك از هدف هاي زير است :
 - برانگيختن علاقه خواننده ،
 - اثر گذاشتن روي حالات روحي خواننده ،
 - اطلاع رساني به خواننده ،
 - حل و فصل يك مسأله ،
 - اعلام نتيجه يك مأموريت فردي يا گروهي ،
 - اعلام نتيجه يك تحقيق علمي ، اقتصادي ، اجتماعي و ... ،
 - ارزيابي به وسيله خواننده و صدور حكم نهايي توسط وي
سپس تا پايان نوشته يابد هدف را درنظر داشت تا خواننده پيام گزارشگر را با صحت و سرعت دريابد ،‌ زيرا قصد اصلي رساندن پيام است .
هنگام نوشتن بايد از لغاتي بهره گرفت كه درك آن بين همه مشترك باشد چرا كه به كارگيري واژه ها يا اصطلاحات غير مشترك در انتقال پيام ‎آسيب رسان است .

منبع:farhangi84.blogfa.com